Náplň práce office managera: Co všechno skutečně obnáší

Koordinace kancelářského provozu a administrativní podpory

Efektivní koordinace kancelářského provozu a administrativní podpory představuje základní pilíř úspěšného fungování každé moderní společnosti. Office manager v této oblasti zastává klíčovou roli centrálního koordinátora, který zajišťuje plynulý chod všech administrativních procesů a vytváří optimální pracovní podmínky pro všechny zaměstnance. Jeho každodenní činnost zahrnuje široké spektrum úkolů, od správy kancelářských potřeb až po komplexní organizaci pracovního prostředí.

V rámci koordinace kancelářského provozu office manager zodpovídá za objednávání a distribuci kancelářských potřeb, zajišťuje pravidelnou údržbu kancelářské techniky a dohlíží na její bezproblémový provoz. Současně monitoruje stav zásob a optimalizuje jejich množství tak, aby nedocházelo k nadměrnému skladování ani k nedostatku essential položek. Důležitou součástí jeho práce je také správa a archivace dokumentů, včetně vytváření přehledného systému jejich evidence a zajištění bezpečného uložení citlivých materiálů.

Office manager také hraje nezastupitelnou roli v oblasti koordinace interní komunikace. Zajišťuje efektivní předávání informací mezi jednotlivými odděleními, organizuje pravidelné porady a meetingy, včetně přípravy potřebných podkladů a následného zpracování zápisů. V současné době, kdy mnoho firem využívá hybridní model práce, je součástí jeho zodpovědnosti také koordinace online meetingů a zajištění technického zázemí pro vzdálenou komunikaci.

Nedílnou součástí práce office managera je správa a optimalizace pracovního prostředí. To zahrnuje zajištění ergonomického vybavení pracovišť, kontrolu funkčnosti klimatizace a osvětlení, ale také péči o celkovou atmosféru na pracovišti. Office manager často spolupracuje s facility managementem při řešení údržby a oprav, koordinuje úklidové služby a dohlíží na dodržování bezpečnostních a hygienických standardů.

V oblasti administrativní podpory office manager poskytuje asistenci vedení společnosti i jednotlivým oddělením. Zpracovává administrativní agendu, připravuje prezentace a reporty, organizuje služební cesty a zajišťuje související administrativu. Významnou částí jeho práce je také správa firemního kalendáře a koordinace termínů důležitých jednání a událostí.

Office manager také často zastřešuje komunikaci s externími dodavateli služeb, vyjednává podmínky spolupráce a kontroluje kvalitu dodávaných služeb. Jeho role vyžaduje výborné organizační schopnosti, proaktivní přístup a schopnost efektivně řešit několik úkolů současně. Musí být flexibilní a připravený rychle reagovat na měnící se potřeby společnosti a jejích zaměstnanců.

V neposlední řadě office manager často působí jako první kontaktní osoba pro návštěvy a zajišťuje profesionální přijetí obchodních partnerů a klientů. Koordinuje recepční služby, organizuje catering pro jednání a stará se o celkovou reprezentaci společnosti v očích návštěvníků.

Správa firemní dokumentace a archivace

Správa firemní dokumentace a archivace představuje jeden z klíčových aspektů práce office managera, který je zodpovědný za systematické vedení a organizaci veškerých dokumentů ve společnosti. Office manager musí zajistit, aby všechny důležité dokumenty byly správně evidovány, bezpečně uloženy a snadno dohledatelné. To zahrnuje jak fyzickou dokumentaci v podobě papírových dokumentů, tak i digitální soubory a záznamy.

V rámci této odpovědnosti office manager vytváří a implementuje efektivní systém archivace, který respektuje zákonné požadavky na uchovávání dokumentů a zároveň odpovídá potřebám společnosti. Součástí této práce je také pravidelná aktualizace archivačního řádu a směrnic pro nakládání s dokumenty. Office manager musí mít přehled o zákonných lhůtách pro archivaci různých typů dokumentů, jako jsou účetní doklady, personální dokumentace, smlouvy či firemní korespondence.

Digitalizace dokumentů je další důležitou součástí práce office managera. V současné době je trendem převádět papírové dokumenty do elektronické podoby, což umožňuje jednodušší správu, vyhledávání a sdílení informací. Office manager proto často spolupracuje s IT oddělením při implementaci a správě dokumentačních systémů a cloudových úložišť. Musí zajistit, aby byl systém uživatelsky přívětivý a zároveň bezpečný z hlediska ochrany citlivých dat.

Součástí správy dokumentace je také vytváření a údržba jednotného systému označování a kategorizace dokumentů. Office manager zavádí pravidla pro pojmenování souborů, strukturu složek a metadata, což usnadňuje orientaci v dokumentech všem zaměstnancům. Důležitou součástí je také nastavení přístupových práv k jednotlivým dokumentům a zajištění jejich bezpečnosti.

Office manager také dohlíží na skartační proces a odpovídá za správnou likvidaci dokumentů po uplynutí zákonné archivační doby. Musí zajistit, aby skartace probíhala v souladu s předpisy o ochraně osobních údajů a dalšími relevantními zákony. To zahrnuje vedení skartačního protokolu a zajištění bezpečné likvidace citlivých materiálů.

V neposlední řadě je office manager zodpovědný za školení zaměstnanců v oblasti správy dokumentů. Musí zajistit, aby všichni pracovníci znali a dodržovali stanovené postupy pro práci s dokumenty, včetně pravidel pro jejich vytváření, ukládání a archivaci. Pravidelně také provádí kontroly dodržování těchto postupů a v případě potřeby implementuje nápravná opatření.

Office manager také zajišťuje pravidelné zálohy důležitých dokumentů a vytváří krizové plány pro případ ztráty nebo poškození dokumentace. Spolupracuje s externími dodavateli archivačních služeb a zajišťuje pravidelnou údržbu a aktualizaci archivačních systémů. Jeho role je klíčová pro zachování kontinuity podnikání a ochranu důležitých firemních informací.

Organizace schůzek a služebních cest

Nedílnou součástí práce office managera je komplexní organizace schůzek a služebních cest pro vedení společnosti i ostatní zaměstnance. Tato činnost vyžaduje precizní koordinaci a výborné organizační schopnosti. Office manager musí být schopen efektivně plánovat a synchronizovat kalendáře všech zúčastněných osob, přičemž musí brát v úvahu jejich časové možnosti a priority.

Pracovní činnosti Office Managera	Četnost
Správa kancelářských potřeb a vybavení	Denně
Organizace schůzek a kalendáře	Denně
Administrativa a zpracování dokumentů	Denně
Komunikace s dodavateli	Týdně
Koordinace služebních cest	Měsíčně
Organizace firemních akcí	Čtvrtletně
Vedení pokladny	Denně
Správa recepce	Denně

Při organizaci schůzek je nutné zajistit vhodné prostory, ať už se jedná o interní zasedací místnosti nebo externí lokace. Office manager zodpovídá za kompletní přípravu meetingů, včetně zajištění občerstvení, technického vybavení a potřebných dokumentů. V případě zahraničních návštěv je třeba myslet také na tlumočnické služby a specifické kulturní požadavky.

Plánování služebních cest představuje komplexní proces, který zahrnuje rezervaci letenek, ubytování a zajištění dopravy na místě. Office manager musí sledovat cenové nabídky různých dopravců a ubytovacích zařízení, aby optimalizoval náklady při zachování požadovaného standardu. Součástí této agendy je také vyřizování cestovních pojištění, víz a dalších cestovních dokumentů.

V rámci organizace služebních cest je nezbytné připravit detailní itinerář cesty včetně časového harmonogramu všech jednání a přesunů. Office manager musí být schopen flexibilně reagovat na případné změny a komplikace, které mohou během cesty nastat, jako jsou zpožděné lety, zrušené schůzky nebo náhlé změny programu.

Důležitou součástí této práce je také následná administrativa spojená se služebními cestami, jako je zpracování cestovních příkazů, vyúčtování cestovních náhrad a archivace souvisejících dokladů. Office manager musí mít přehled o aktuálních sazbách cestovních náhrad a souvisejících právních předpisech.

Efektivní komunikace je při organizaci schůzek a služebních cest klíčová. Office manager musí být v neustálém kontaktu se všemi zainteresovanými stranami, informovat je o změnách a koordinovat jejich požadavky. Je nutné udržovat aktuální přehled o všech plánovaných událostech a pravidelně kontrolovat jejich stav.

V dnešní době je nezbytné využívat moderní technologie a specializovaný software pro správu kalendářů a organizaci cest. Office manager by měl být schopen pracovat s různými rezervačními systémy a nástroji pro videokonference, které jsou stále častěji využívány jako alternativa k osobním setkáním.

Nedílnou součástí této pozice je také schopnost stanovit priority a efektivně řešit krizové situace. Office manager musí umět rozpoznat urgentní záležitosti a přizpůsobit jim svůj pracovní plán. Současně by měl být schopen delegovat některé úkoly na další členy administrativního týmu, pokud je to možné a účelné.

Komunikace s dodavateli a obchodními partnery

Efektivní komunikace s dodavateli a obchodními partnery představuje klíčovou součást každodenní práce office managera. V rámci této odpovědnosti je nezbytné udržovat profesionální a konstruktivní vztahy se všemi externími subjekty, které spolupracují s firmou. Office manager působí jako hlavní kontaktní osoba pro dodavatele kancelářských potřeb, technického vybavení, občerstvení, úklidových služeb a dalších nezbytných služeb pro chod kanceláře.

Pravidelná komunikace s dodavateli zahrnuje vyjednávání o cenách, podmínkách dodávek a kvalitě služeb. Office manager musí být schopen asertivně komunikovat, případně řešit reklamace a stížnosti, přičemž je důležité zachovat profesionální přístup a diplomatické jednání. Součástí této role je také vyhledávání nových potenciálních dodavatelů, porovnávání jejich nabídek a vyhodnocování nejvýhodnějších podmínek pro společnost.

V rámci komunikace s obchodními partnery je office manager často prvním kontaktem reprezentujícím společnost. To zahrnuje přijímání návštěv, organizaci obchodních jednání a zajištění veškerého potřebného servisu pro hladký průběh schůzek. Office manager musí disponovat výbornými komunikačními dovednostmi v češtině i angličtině, jelikož často jedná se zahraničními partnery.

Důležitou součástí práce je také vedení databáze kontaktů na dodavatele a obchodní partnery, včetně pravidelné aktualizace všech relevantních informací. Office manager zodpovídá za archivaci veškeré komunikace, smluv a dokumentů souvisejících s dodavatelsko-odběratelskými vztahy. Musí mít přehled o termínech důležitých jednání, platností smluv a dalších klíčových datech.

V současné době je nezbytné ovládat různé komunikační kanály a platformy, prostřednictvím kterých probíhá kontakt s partnery. To zahrnuje nejen telefonickou a emailovou komunikaci, ale také využívání videokonferencí a různých online nástrojů pro spolupráci. Office manager musí být schopen pružně reagovat na změny a přizpůsobovat se novým technologiím v oblasti komunikace.

Součástí práce je také příprava pravidelných reportů o spolupráci s dodavateli pro vedení společnosti, včetně analýzy nákladů a návrhů na optimalizaci. Office manager by měl být schopen identifikovat příležitosti pro zlepšení vztahů s partnery a přicházet s konstruktivními návrhy na zefektivnění spolupráce. Důležitá je také schopnost předvídat potenciální problémy a proaktivně je řešit, než se stanou skutečnou překážkou v obchodních vztazích.

V neposlední řadě je součástí práce office managera také organizace různých společenských akcí a setkání s obchodními partnery, včetně zajištění cateringu, ubytování a dalších souvisejících služeb. Tato role vyžaduje výborné organizační schopnosti a smysl pro detail, aby všechna setkání proběhla na profesionální úrovni a přispěla k budování pozitivních vztahů s partnery.

Zajištění kancelářských potřeb a vybavení

Nedílnou součástí práce office managera je komplexní zajištění kancelářských potřeb a vybavení pro bezproblémový chod celé společnosti. Tato zodpovědnost zahrnuje pravidelnou kontrolu stavu zásob, včasné objednávání spotřebního materiálu a koordinaci dodávek s vybranými dodavateli. Office manager musí mít dokonalý přehled o aktuálním stavu všech kancelářských potřeb a předvídat jejich spotřebu v návaznosti na plánované projekty a aktivity firmy.

Při zajišťování kancelářských potřeb je nezbytné dbát na optimální poměr mezi kvalitou a cenou. Office manager proto průběžně monitoruje nabídky různých dodavatelů, vyjednává množstevní slevy a snaží se dosáhnout co nejlepších obchodních podmínek. Součástí této agendy je také vedení přehledné evidence objednávek a faktur, stejně jako správa skladových zásob kancelářského materiálu.

V rámci vybavení kanceláří office manager dohlíží na funkčnost a údržbu kancelářské techniky, jako jsou tiskárny, kopírky, skartovačky či kávovar. Zajišťuje pravidelný servis těchto zařízení a v případě potřeby organizuje jejich opravy nebo výměnu. Důležitou součástí je také správa spotřebního materiálu pro tato zařízení, například tonerů, papíru či náhradních dílů.

Office manager rovněž zodpovídá za ergonomické uspořádání pracovního prostředí. To zahrnuje výběr a nákup vhodného kancelářského nábytku, jako jsou židle, stoly, úložné prostory či osvětlení. Při tom musí brát v úvahu nejen estetickou stránku, ale především funkčnost a pohodlí zaměstnanců při práci. V případě stěhování nebo reorganizace kanceláří koordinuje přesuny nábytku a zajišťuje, aby každý zaměstnanec měl k dispozici vše potřebné pro svou práci.

Nedílnou součástí práce je také zajištění hygienických a čisticích prostředků pro kancelářské prostory. Office manager kontroluje zásoby těchto položek a zajišťuje jejich pravidelné doplňování. Současně dohlíží na dodržování hygienických standardů a čistoty na pracovišti, což může zahrnovat koordinaci úklidových služeb nebo správu odpadového hospodářství.

V neposlední řadě office manager spravuje drobný majetek firmy a vede jeho evidenci. To zahrnuje označování majetku, pravidelnou inventarizaci a vyřazování nepotřebného vybavení. Důležitá je také schopnost předvídat budoucí potřeby společnosti a plánovat nákupy s předstihem, aby nedocházelo k výpadkům v zásobování nebo nečekaným výdajům. Office manager proto úzce spolupracuje s vedením společnosti při sestavování rozpočtu na kancelářské potřeby a vybavení a následně odpovídá za jeho efektivní čerpání.

Řízení recepce a asistentského týmu

Nedílnou součástí práce office managera je komplexní řízení recepce a asistentského týmu, což představuje jeden z nejdůležitějších aspektů této pozice. Office manager zodpovídá za plynulý chod recepce, která je první kontaktním místem pro návštěvy a klienty společnosti. V rámci této odpovědnosti zajišťuje koordinaci práce recepčních, jejich zaškolení a průběžné vzdělávání. Důležitým úkolem je také stanovení jasných procesů a postupů pro handling návštěv, přijímání zásilek a správu telefonních hovorů.

V oblasti řízení asistentského týmu office manager vytváří efektivní systém zastupitelnosti, aby byla zajištěna kontinuita podpory managementu i v případě nepřítomnosti některého člena týmu. Sestavuje rozpisy služeb, koordinuje dovolené a zajišťuje rovnoměrné rozdělení pracovní zátěže mezi jednotlivé asistenty. Nedílnou součástí je také hodnocení výkonu členů týmu, poskytování zpětné vazby a identifikace oblastí pro zlepšení.

Office manager také nastavuje standardy komunikace jak interní, tak externí, a dohlíží na jejich dodržování. To zahrnuje vytváření šablon pro e-mailovou komunikaci, stanovení pravidel pro telefonickou komunikaci a určování postupů pro řešení nestandardních situací. V rámci své role také zajišťuje, aby recepční a asistentský tým měl k dispozici všechny potřebné nástroje a vybavení pro efektivní výkon práce.

Důležitou součástí práce je také pravidelné organizování týmových meetingů, kde se řeší operativní záležitosti, sdílejí se best practices a diskutují se možnosti zlepšení poskytovaných služeb. Office manager působí jako mentor pro svůj tým, podporuje profesní rozvoj jednotlivých členů a vytváří pozitivní pracovní prostředí. Současně je zodpovědný za řešení případných konfliktů v týmu a zajištění harmonické spolupráce.

V rámci své role office manager také spolupracuje s HR oddělením při náboru nových členů týmu, definuje požadavky na kandidáty a účastní se výběrových řízení. Zajišťuje také onboarding nových zaměstnanců a jejich začlenění do týmu. Pravidelně reviduje pracovní postupy a procesy, implementuje nové technologie a nástroje pro zefektivnění práce recepce a asistentského týmu.

Office manager také dohlíží na dodržování firemních standardů a předpisů, včetně bezpečnostních pravidel a GDPR. Zajišťuje, aby všichni členové týmu byli pravidelně proškoleni v oblasti bezpečnosti práce, ochrany osobních údajů a dalších relevantních oblastech. Koordinuje také spolupráci s externími dodavateli služeb, jako jsou úklidové firmy nebo bezpečnostní služby, které přímo ovlivňují práci recepce.

Správa rozpočtu kanceláře a kontrola výdajů

Nedílnou součástí práce office managera je zodpovědnost za finanční řízení kancelářských operací. Office manager musí pečlivě sledovat a kontrolovat veškeré výdaje spojené s chodem kanceláře, což zahrnuje pravidelné hodnocení nákladů na kancelářské potřeby, vybavení, služby a další provozní výdaje. Důležitým aspektem je vytváření a dodržování stanoveného rozpočtu, který musí být v souladu s celkovou finanční strategií společnosti.

V rámci správy rozpočtu office manager pravidelně analyzuje výdajové položky a hledá možnosti optimalizace nákladů. To znamená vyjednávání s dodavateli o lepších cenových podmínkách, porovnávání nabídek různých poskytovatelů služeb a identifikace oblastí, kde lze dosáhnout úspor bez negativního dopadu na kvalitu pracovního prostředí. Office manager také zodpovídá za schvalování faktur, kontrolu správnosti účetních dokladů a jejich včasné předávání účetnímu oddělení.

Součástí finančního řízení je také plánování budoucích investic do vybavení kanceláře, technologií a modernizace pracovního prostředí. Office manager musí umět předvídat potřeby společnosti a připravovat návrhy rozpočtu pro následující období. To vyžaduje důkladnou znalost fungování firmy, aktuálních trendů v oblasti kancelářského vybavení a schopnost strategického plánování.

Důležitou součástí práce je také vedení přehledné evidence všech výdajů a pravidelné reportování nadřízeným o stavu čerpání rozpočtu. Office manager připravuje měsíční a čtvrtletní přehledy hospodaření, které slouží jako podklad pro finanční rozhodování vedení společnosti. V případě překročení plánovaných nákladů musí být schopen navrhnout účinná opatření k nápravě situace.

Office manager také zodpovídá za správu pokladny a drobných výdajů, včetně evidence cestovních náhrad a dalších provozních výdajů zaměstnanců. Musí zajistit, aby všechny transakce byly řádně zdokumentované a v souladu s interními předpisy společnosti. Součástí jeho práce je také kontrola oprávněnosti výdajů a dodržování stanovených limitů pro jednotlivé kategorie nákladů.

V neposlední řadě se office manager podílí na tvorbě a aktualizaci interních směrnic týkajících se správy rozpočtu a nakládání s finančními prostředky. Musí zajistit, aby všichni zaměstnanci byli seznámeni s pravidly pro čerpání rozpočtu a aby tyto postupy byly transparentní a snadno kontrolovatelné. Pravidelně také provádí inventarizaci majetku a kontroluje jeho efektivní využívání.

Podpora vedení společnosti a zaměstnanců

Office manager je v oblasti podpory vedení společnosti a zaměstnanců klíčovou osobou, která zajišťuje plynulý chod kanceláře a efektivní komunikaci mezi všemi úrovněmi managementu. Hlavním úkolem je poskytování komplexní administrativní a organizační podpory vedoucím pracovníkům, což zahrnuje správu jejich kalendářů, plánování schůzek a organizaci pracovních cest. Office manager také připravuje podklady pro porady vedení, zajišťuje zápisy z jednání a následně kontroluje plnění zadaných úkolů.

V rámci podpory zaměstnanců se office manager stará o jejich pracovní prostředí a vytváří příjemnou atmosféru na pracovišti. Zajišťuje veškeré kancelářské potřeby, spravuje firemní benefity a koordinuje různé teambuildingy či firemní akce. Důležitou součástí práce je také řešení každodenních požadavků zaměstnanců, ať už jde o technické problémy, organizační záležitosti nebo administrativní podporu.

Office manager působí jako spojovací článek mezi vedením společnosti a zaměstnanci. Předává důležité informace oběma směry, zajišťuje efektivní komunikaci a pomáhá udržovat pozitivní firemní kulturu. V mnoha případech se podílí na tvorbě interních směrnic a postupů, které zlepšují fungování společnosti. Součástí jeho práce je také koordinace nástupů nových zaměstnanců, jejich zaškolení v oblasti administrativních procesů a seznámení s chodem firmy.

V oblasti personální agendy office manager úzce spolupracuje s HR oddělením. Pomáhá při organizaci pohovorů, připravuje pracovní smlouvy a další dokumenty. Často také spravuje docházkový systém, eviduje dovolené a nemocenské a připravuje podklady pro mzdové účetnictví. V některých společnostech může mít na starosti i základní personální administrativu nebo organizaci školení a vzdělávacích aktivit pro zaměstnance.

Důležitou součástí práce office managera je také péče o návštěvy a obchodní partnery. Zajišťuje jejich přivítání, občerstvení a celkový komfort během jednání. Reprezentuje společnost navenek a vytváří první dojem, proto musí být vždy profesionální a vstřícný. Organizuje také různá obchodní setkání, konference nebo prezentace pro klienty, včetně zajištění všech potřebných služeb a vybavení.

Office manager také dohlíží na správu firemních dokumentů a archivaci. Zajišťuje, aby všechny důležité dokumenty byly řádně evidovány a bezpečně uloženy. Spravuje přístupová práva k dokumentům a dbá na dodržování pravidel GDPR a dalších právních předpisů. V neposlední řadě se stará o efektivní využívání firemních zdrojů, optimalizaci nákladů a hledání úspornějších řešení při zachování vysoké kvality služeb.

Efektivní office manager je jako dirigent orchestru - koordinuje všechny části týmu, zajišťuje plynulý chod kanceláře a vytváří harmonické pracovní prostředí, kde každý může podávat ty nejlepší výkony

Karolína Dvořáková

Organizace firemních akcí a meetingů

Nedílnou součástí práce office managera je komplexní zajištění firemních akcí a meetingů, což představuje jednu z nejnáročnějších, ale zároveň nejkreativnějších částí této pozice. Office manager musí prokázat výborné organizační schopnosti a smysl pro detail při plánování různých typů setkání, od malých porad až po rozsáhlé firemní eventy.

V rámci přípravy meetingů office manager zajišťuje vhodné prostory, které musí odpovídat charakteru akce a počtu účastníků. To zahrnuje rezervaci zasedacích místností, kontrolu jejich kapacity a technického vybavení. Součástí je také příprava prezentační techniky, jako jsou projektory, obrazovky či videokonferenční zařízení, a zajištění jejich bezproblémového fungování během celé akce.

Catering představuje další klíčový aspekt organizace firemních akcí. Office manager musí zajistit odpovídající občerstvení, které může zahrnovat ranní kávu a snack pro menší porady, až po komplexní celodenní catering pro větší eventy. Při tom je nutné zohlednit různé dietní požadavky účastníků, případné alergie a také dbát na kvalitu a prezentaci servírovaného jídla.

Koordinace účastníků je další zásadní součástí práce. Office manager rozesílá pozvánky, sleduje počet přihlášených osob, řeší případné změny v účasti a zajišťuje potřebné podklady pro jednání. V případě větších akcí může být nutné zajistit také ubytování pro mimopražské účastníky, organizovat dopravu nebo připravit program pro volný čas.

Pro firemní akce většího rozsahu je nezbytné vypracovat detailní časový harmonogram a koordinovat všechny zapojené dodavatele. To může zahrnovat spolupráci s cateringovými společnostmi, technickými týmy, fotografy, moderátory či agenturami zajišťujícími doprovodný program. Office manager musí být schopen efektivně komunikovat se všemi stranami a řešit případné neočekávané situace.

Důležitou součástí je také správa rozpočtu akce. Office manager musí umět pracovat s přidělenými finančními prostředky, vyjednávat s dodavateli o cenách a hledat optimální řešení v poměru cena/kvalita. Po skončení akce je třeba zpracovat vyúčtování a připravit reporty pro management.

V neposlední řadě office manager zajišťuje také dokumentaci z proběhlých akcí, což zahrnuje pořízení fotografií, vytvoření zápisů z jednání a archivaci důležitých materiálů. Následně vyhodnocuje úspěšnost akce, sbírá zpětnou vazbu od účastníků a připravuje doporučení pro budoucí události. Tato zpětná vazba je klíčová pro neustálé zlepšování kvality firemních akcí a meetingů.

Správa interní a externí komunikace

Office manager v rámci své pozice zodpovídá za komplexní řízení interní a externí komunikace v organizaci, což představuje klíčový aspekt každodenního fungování společnosti. Interní komunikace zahrnuje především zajištění efektivního toku informací mezi jednotlivými odděleními, vedením a zaměstnanci. Office manager vytváří a implementuje komunikační strategie, které podporují firemní kulturu a napomáhají k dosažení stanovených cílů organizace.

V oblasti interní komunikace office manager spravuje firemní intranet, zajišťuje pravidelnou aktualizaci informačních nástěnek a koordinuje distribuci interních newsletterů. Důležitou součástí jeho práce je také organizace a facilitace pravidelných porad, týmových meetingů a firemních událostí. Office manager musí zajistit, aby všichni zaměstnanci měli přístup k potřebným informacím a aby komunikační kanály fungovaly efektivně a bez překážek.

Externí komunikace představuje další významnou oblast odpovědnosti, kde office manager působí jako první kontaktní bod pro klienty, dodavatele a obchodní partnery. Zajišťuje profesionální komunikaci s externími subjekty, včetně správy oficiální firemní korespondence, emailové komunikace a telefonických hovorů. Office manager také dohlíží na správu sociálních sítí společnosti a koordinuje tvorbu obsahu pro firemní webové stránky.

V rámci své role musí office manager dbát na dodržování komunikačních standardů a firemní identity. To zahrnuje kontrolu formální úpravy dokumentů, správné používání loga a dalších vizuálních prvků společnosti. Současně je zodpovědný za archivaci důležité komunikace a vedení přehledné dokumentace všech komunikačních aktivit.

Office manager také zajišťuje krizovou komunikaci v případě neočekávaných situací. Připravuje komunikační plány pro různé scénáře a koordinuje jejich implementaci. Je zodpovědný za to, aby všechny strany byly včas a správně informovány o důležitých změnách, rozhodnutích nebo mimořádných událostech.

V neposlední řadě office manager podporuje budování pozitivních vztahů s klíčovými stakeholdery. Organizuje setkání s významnými partnery, připravuje prezentace a podklady pro jednání a zajišťuje follow-up komunikaci. Aktivně se podílí na vytváření a udržování profesionálního image společnosti.

Pro úspěšné zvládnutí těchto úkolů musí office manager disponovat vynikajícími komunikačními dovednostmi, být empatický a mít schopnost efektivně řešit konflikty. Musí umět pracovat s různými komunikačními nástroji a platformami, být flexibilní a schopný rychle reagovat na měnící se situace. Důležitá je také znalost etikety business komunikace a schopnost přizpůsobit komunikační styl různým cílovým skupinám.